絶対に失敗したくない電子契約!失敗しないためのポイントをおさえておこう

当サイトは絶対に失敗したくない電子契約に関する情報をご紹介しています。
失敗しないためのポイントをおさえておくことで、トラブルなく使用できる可能性が高まるからです。
電子データでの契約を導入すればコスト削減が可能となります。
印紙税の負担がなくなるので、コストを減らしたい場合には必見です。
また電子データでの契約を導入する際の注意点とは何か、というテーマでも情報を提供しているのでこれから導入する際に役立つ可能性があります。

絶対に失敗したくない電子契約!失敗しないためのポイントをおさえておこう

近年、導入する企業が増えている電子契約ですが、新しいサービスであるため不安に思う人も多いのではないでしょうか。
そのような場合に知っておきたいポイントとしては、どのような契約でも電子契約ができるわけではなく、訪問や電話で勧誘した販売の場合には利用できないことがあります。
またまだ登場して間もないため、取引先によっては理解されないことも考えられます。
相手と協力して利用する必要があるのは注意点の1つです。

電子契約サービスってどんなサービスなの?

電子契約サービスはクラウド上で契約を締結するサービスになります。
主な内容としては契約、管理になりますが、他のツールと連携させることでやれることは増えます。
主なメリットはコスト削減、業務効率化です。
電子契約サービスでは課税文書の作成を行わないので印紙税は課税されません。
書面による契約ではこの印紙税が必要でしたが、電子契約サービスであれば余計なコストを削ることができます。
紙を使う機会も減るのでペーパーレス化を進めることができますし、限られた資源を守ることにもつながります。
業務効率化に対する効果もかなり高く、メリットが非常に多いです。
印鑑を押す手間を省くことができますし、クラウド上でデータを管理できるので書類を引っ張り出して契約書を探す必要もありません。
印鑑をわざわざ用意する必要も無くなるので、印鑑がなくてもビジネスが成立する時代も近いです。
リモートワークとの相性も抜群なので、普及率はさらに上昇していくはずです。

書面と同じように電子契約にも印鑑は必要なの?

電子契約は印鑑は必要ありません。
理由は、電子契約では内容がデータで保存されており、パソコンやタブレットなどといった端末で閲覧する方式となるため、押印という行為自体が不可能だからです。
しかし、電子契約は、署名をして印鑑を押すという紙の契約書で行われる行為の代わりとなるものがなければ法的効力は持ちません。
その法的な効力をもたせるものは「電子署名」で、日本の法令に基づいて行われたものについては正規の方法で作成された紙の契約書と同等の効力をもつとされています。
電子署名法施行規則では明確に署名方式の名称が書かれているわけではありませんが、条文の内容よりRSA、RSA-PSS、DSA、ECDSAの4種類が認められている方法だと読み取ることができます。
なお、紙の文書と同様の体裁にするために、印影を画像にして電子契約書に貼るケースがみられますが、印影だけが取り出されて悪用されるリスクがあるので絶対にやめましょう。

日本の電子契約の普及率はどれくらい?

近年、電子契約を導入する企業は年々増加しています。
2021年3月に発表されたJIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)の調査結果によると、その普及率は67.2%となっています。
2020年7月発表の同調査では41.5%だったので、半年程度で20%以上も増加しました。
電子契約の導入には既存の業務フローの見直しが不可欠なので、これまでは導入に後ろ向きだった企業も少なくありませんでした。
しかし、ここ数年のコロナ禍によって導入を余儀なくされた企業が増えたことが、電子契約の普及率が急増した大きな要因と言えるでしょう。
また、今回の調査結果では、17.7%の企業が現状では利用していないものの準備や検討中と回答しています。
そのため、契約書の電子化を進める企業は今後益々増えていくと予想されますが、電子契約サービスの市場規模は2023年には2017年の約10倍、2020年の約2倍に相当する約200億円に到達するという予測もあります。

電子契約サービスにはどんな種類があるの?

電子契約サービスの種類は、主に立会人型と当事者型に分かれます。
立会人型では電子契約サービス側が電子データを用意し、それに署名して利用します。
この電子データは電子証明書ですが、本人確認をしたものではないので、二段階認証などが必要です。
当事者型の場合、立会人型とは異なり利用者本人が外部で取得した電子証明書を使用します。
立会人型のサービスとは異なり、利用者本人が電子証明書を用意していることから本人確認や二段階認証の必要がないなどの利点があります。
ただし、自分で外部の機関から電子証明書を用意する手間はかかります。
電子契約サービスの多くは立会人型と当事者型を採用していますが、その内容は様々です。
テンプレートから電子契約を作成する、タスク管理ができる、契約書の送付を受け付けているなど機能も多彩となっているため、自社が利用したい内容に合わせて選択すると良いでしょう。
紙の書類の電子化や保管が行えるサービスなども存在しています。

著者:田村公江

筆者プロフィール

岐阜県岐阜市生まれ。
在宅ワークに役立つ、電子契約の種類やメリットについて発信しています。
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